Je stuurt waarschijnlijk al jaren een pdf-factuur per mail en denkt daar verder niet over na. Dat gaat de komende jaren veranderen. Het kabinet heeft in een kamerbrief van staatssecretaris Eerenberg laten weten dat e-facturering niet alleen verplicht wordt voor facturen tussen bedrijven in verschillende EU-landen, maar straks ook voor facturen tussen Nederlandse bedrijven onderling. Voor veel zzp'ers en mkb-ondernemers is dit nog volledig onbekend terrein, terwijl de eerste verplichting al in 2030 ingaat.
Een e-factuur is geen pdf met een ander uiterlijk
Het verschil tussen een pdf-factuur en een e-factuur zit niet in hoe hij eruitziet, maar in wat een computer ermee kan. Een pdf is in de kern een plaatje van een factuur. Je klant moet hem openen, lezen en de gegevens overtypen of handmatig inlezen met OCR-software. Een e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal in het Europese formaat EN 16931, dat automatisch wordt ingelezen in het boekhoudpakket van je klant. Geen overtypen, geen leesfouten, geen factuur die in de spamfolder verdwijnt.
Facturen gaan straks via een netwerk zoals Peppol van jouw systeem naar het systeem van je klant, zonder dat er een mens tussen zit. Of Peppol in Nederland ook verplicht wordt, ligt nog niet vast, maar vrijwel alle partijen die het kabinet raadpleegde gaven aan dat dit open netwerk hun voorkeur heeft boven een eigen Nederlandse oplossing.
Waarom het kabinet nu kiest voor binnenlandse facturen
De aanleiding komt uit Brussel. De Europese Unie voert met het pakket VAT in the Digital Age de grootste btw-hervorming sinds de interne markt door. Voor facturen tussen bedrijven in verschillende EU-landen wordt e-facturering vanaf 1 juli 2030 verplicht. Elk land mag zelf beslissen of het deze verplichting ook laat gelden voor facturen binnen de eigen landsgrenzen.
Adviesbureau EY onderzocht dit in opdracht van het ministerie van Financiën en concludeerde dat Nederland beter ook binnenlandse facturen kan meenemen. Het kabinet heeft dat advies overgenomen. De redenering is simpel: als je toch moet investeren in e-facturering voor je buitenlandse klanten, kun je die investering net zo goed meteen voor al je facturen laten gelden. Bovendien krijgt de Belastingdienst zo een veel directer beeld van wat er in het mkb omgaat, wat fraude en btw-gaten moet terugdringen. We schreven eerder al over hoe de fiscus mkb'ers gerichter gaat controleren, en deze stap past in diezelfde lijn: meer data, minder ruimte voor foutjes of trucjes.
De data die je nu al in je agenda moet zetten
Voor binnenlandse facturen tussen Nederlandse bedrijven geldt 1 juli 2030 als startdatum voor de e-facturering zelf. Een jaar later, vanaf 1 juli 2031, moet je als ondernemer bovendien de gegevens van die facturen digitaal doorgeven aan de Belastingdienst. Dat is dus net iets strenger dan alleen een ander bestandsformaat versturen: de fiscus kijkt vrijwel in real time mee.
Val je onder de kleineondernemersregeling, met een jaaromzet tot 20.000 euro, dan blijf je naar de huidige plannen uitgezonderd van de binnenlandse verplichting. Ben je daar net boven of groei je de komende jaren over die grens, dan is het slim om daar nu al rekening mee te houden in je investeringsplanning.
Wat dit praktisch betekent voor je boekhouding
De meeste moderne boekhoudpakketten zoals Exact, Moneybird en Twinfield bouwen momenteel al ondersteuning voor e-facturering in, omdat Belgische en Franse ondernemers er al langer mee te maken hebben. Check bij je eigen pakket of leverancier of Peppol-koppelingen op de planning staan, en vraag je boekhouder of accountant of jouw administratie klaar is om straks gestructureerde facturen te versturen en te ontvangen.
Dit raakt niet alleen je uitgaande facturen. Je inkomende facturen van leveranciers veranderen ook van formaat, dus je inkoopadministratie moet daar straks mee overweg kunnen. Besteed je je administratie uit, dan is dit een goed moment om te vragen hoe jouw boekhouder zich hierop voorbereidt. We zagen eerder al dat de belastingadministratie het mkb jaarlijks miljarden kost, en een slecht voorbereide overstap op e-facturering kan daar in de aanloop naar 2030 nog een laag bovenop leggen.
Er is ook een voordeel in dit verhaal. Bedrijven die al op gestructureerde facturen overstapten, zoals in België, merken dat klanten sneller betalen omdat facturen niet meer kwijtraken of blijven liggen in een inbox. Dat scheelt extra als je weet dat een kwart van alle facturen in het mkb nu te laat wordt betaald. Een geautomatiseerde koppeling tussen jouw systeem en dat van je klant laat weinig ruimte over om een factuur per ongeluk te vergeten.
Waarom je dit jaar nog met je boekhouder moet bellen
2030 voelt ver weg, maar de overstap kost tijd. Je moet een boekhoudpakket kiezen dat met e-facturen overweg kan, je moet aansluiten op een netwerk zoals Peppol, en je moet je eigen facturatieproces en dat van je leveranciers op elkaar laten aansluiten. Bedrijven die hiermee wachten tot 2029 lopen het risico dat softwareleveranciers en implementatiepartners dan overvraagd zijn, precies zoals dat bij elke grote IT-overgang gaat. Bel dit jaar nog even met je boekhouder of accountant, vraag wat zijn of haar kantoor van plan is, en zet een herinnering in je agenda voor begin 2027, wanneer de eerste wetgeving naar de Tweede Kamer gaat. Dan weet je zeker dat je niet wordt overvallen door een verplichting die je allang had kunnen zien aankomen.