Een kwart van alle facturen in Nederland kwam vorig jaar te laat binnen. Geen incident, maar een trend: voor het eerst sinds 2021 werd het betaalgedrag van Nederlandse bedrijven slechter in plaats van beter, blijkt uit de jaarlijkse Payment Study van databureau Altares Dun & Bradstreet. Vooral kleine ondernemingen merken dit, want zij hebben simpelweg minder buffer om een paar weken op hun geld te wachten.
Herkenbaar? Je stuurt een factuur, de betaaltermijn verstrijkt, en in plaats van geld op je rekening krijg je een halfslachtig excuus of helemaal niets. Tijd om te kijken waar dit vandaan komt en wat je er zelf aan kunt doen.
Waarom klanten dit jaar vaker te laat betalen
Het percentage facturen dat niet binnen de afgesproken termijn werd voldaan, steeg van 23,9 naar 25,3 procent. In het laatste kwartaal van vorig jaar betaalde nog maar 74,7 procent op tijd, tegen 80,2 procent een jaar eerder. De terugval is het duidelijkst in de horeca en bij groothandels, terwijl financiële dienstverleners hun rekeningen nog altijd het stiptst voldoen. Bij kleine ondernemingen daalde de betaaldiscipline met 5,7 procentpunt, bij middelgrote bedrijven met 3,7 procentpunt. Grote bedrijven blijven trage betalers, maar dat waren ze al.
Volgens Altares speelt onzekerheid een grote rol: de val van het kabinet, geopolitieke spanningen en Amerikaanse importheffingen maken ondernemers voorzichtiger met hun kas. Nederland scoort binnen Europa nog altijd relatief goed, maar liet in de op één na grootste achteruitgang zien van veertien onderzochte landen. Alleen Ierland deed het slechter.
Wat een trage betaler je bedrijf echt kost
Een te late betaling is meer dan een irritatie op je bankrekening. Het geld dat je tegoed hebt, zit vast in werkkapitaal dat je nodig hebt om leveranciers, personeel en huur te betalen. Moet je die gaten zelf overbruggen met een rekening-courant of zakelijk krediet, dan betaal je rente over geld dat eigenlijk al van jou was. Wie zijn cashflow niet scherp in de gaten houdt, merkt een wanbetaler vaak pas op het moment dat het misgaat, bijvoorbeeld wanneer je zelf een factuur niet meer kunt betalen.
Bij startende ondernemers komt daar nog iets bij: veel van hen onderschatten hoeveel administratie er komt kijken bij het runnen van een bedrijf, van btw-aangifte tot debiteurenbeheer. Wie dat proces niet op orde heeft, ziet achterstallige facturen vaak te laat opduiken tussen de rest van de administratie.
Herken een risicovolle klant voordat je levert
De beste manier om een wanbetaler te vermijden, is voorkomen dat je er zaken mee doet zonder afspraken vooraf. Check bij een nieuwe zakelijke klant het KVK-nummer en kijk of het bedrijf financieel gezond oogt, bijvoorbeeld via een handelsinformatiebureau. Vraag bij twijfel een aanbetaling of werk met een kortere betaaltermijn. Vermeld die termijn altijd expliciet in je offerte, je contract en op de factuur zelf, want zonder die afspraak geldt automatisch een wettelijke termijn van 30 dagen.
Die wettelijke termijn ligt overigens vast: grote bedrijven en overheden moeten sinds de aanscherping van de regels binnen 30 dagen betalen aan het mkb en aan zzp'ers. Onderling mogen mkb-bedrijven een langere termijn afspreken, tot maximaal 60 dagen. De KVK legt precies uit welke termijnen gelden en wat je kunt doen als een klant zich er niet aan houdt.
Werk je met een nieuwe opdrachtgever in een sector die het volgens de cijfers zwaar heeft, zoals horeca of groothandel, wees dan extra alert. Vraag gerust naar referenties van andere leveranciers of kijk hoe lang het bedrijf al bestaat. Een gezonde onderneming heeft geen moeite om die informatie te delen, een wankele juist wel.
Zo hou je grip zonder elke week zelf te bellen
Handmatig achter je facturen aanbellen kost tijd die je niet hebt. Koppel je boekhoudsoftware aan je zakelijke rekening, zodat betaalde en onbetaalde facturen automatisch worden bijgehouden. Stel automatische herinneringen in die een paar dagen voor de vervaldatum en direct erna worden verstuurd, het scheelt je een hoop irritante telefoontjes. Een goed lopend financieel beheer begint bij dit soort basiszaken, niet bij ingewikkelde spreadsheets.
Loopt een klant ondanks herinneringen structureel achter, breng dan gewoon de wettelijke rente in rekening waar je recht op hebt. Veel ondernemers doen dit niet omdat het ongemakkelijk voelt, maar het is een normaal onderdeel van zakendoen. Blijft een klant weigeren, dan is een incassobureau vaak effectiever dan zelf blijven aandringen, al kost dat een deel van het bedrag.
Sommige boekhoudpakketten gaan tegenwoordig nog een stap verder en scoren op basis van betaalhistorie automatisch of een klant risicovol is. Zo zie je al bij het aanmaken van een nieuwe offerte of je extra voorzichtig moet zijn, in plaats van dat achteraf te ontdekken.
Dit is het moment om je debiteurenbeheer te fixen
Met de aanhoudende onzekerheid in de economie is de kans klein dat betalingsgedrag dit jaar vanzelf verbetert. Wacht dus niet tot een grote klant je in de problemen brengt, maar leg nu vast hoe je omgaat met betaaltermijnen, herinneringen en wanbetalers. Wie zijn financiële ratio's goed in beeld heeft, ziet bovendien sneller wanneer achterstallige facturen een structureel probleem worden in plaats van een incident. Een paar uur investeren in je debiteurenproces nu, bespaart je straks avonden bellen achter je geld aan.