Vijfenhalf miljard euro. Dat is het bedrag dat Nederlandse mkb-bedrijven dit jaar kwijt zijn aan het bijhouden van hun fiscale administratie, blijkt uit onderzoek dat het kabinet liet uitvoeren door onderzoeksbureau Panteia. Geen belasting zelf, geen boete, maar puur de tijd en moeite om aan de regels te voldoen. Voor een sector die al worstelt met personeelstekorten en stijgende kosten is dat een flinke aderlating, en het grootste deel van die last komt niet van ingewikkelde fiscale trucs, maar van heel gewone, dagelijkse administratie.
Waar gaat al dat geld naartoe?
De grootste kostenpost is de vennootschapsbelasting en de winstbepaling in de inkomstenbelasting, goed voor ongeveer 1,5 miljard euro. Daarna volgt de loonbelasting met 1,3 miljard euro en de btw met 0,7 miljard euro. Dat zijn geen exotische regelingen waar alleen grote bedrijven mee te maken hebben, maar de basisadministratie die elke ondernemer met personeel of een eigen boekhouding voert. Precies daarom is het zo hardnekkig: je kunt er als mkb-ondernemer niet omheen, en elk uur dat je kwijt bent aan het verzamelen van bonnetjes of het controleren van een loonstrook is een uur dat je niet aan klanten besteedt.
Dat sluit ook aan bij wat er eerder dit jaar al naar voren kwam over de manier waarop de fiscus mkb-bedrijven controleert: hoe gerichter de Belastingdienst controleert, hoe belangrijker het wordt dat je administratie sowieso op orde is, los van de tijd die dat kost.
Bonnetjes in een Excel-bestand en verlof met de hand bijhouden
Wat de cijfers extra schrijnend maakt, is hoe ouderwets de praktijk er bij veel bedrijven nog uitziet. Ruim vier op de tien mkb-ondernemers geven aan te veel tijd kwijt te zijn aan administratieve rompslomp. Bonnetjes declareren via een Excel-bestand en verlofuren met de hand bijhouden staan nog steeds in de top drie van ergernissen, naast wisselende wetgeving en de algemene regeldruk. Dat is geen toeval: veel bedrijven groeien qua personeel en omzet sneller dan hun systemen, waardoor processen die ooit op een A4'tje pasten nu gewoon te groot zijn geworden voor de tools waarmee ze werden opgezet.
Het gevolg is een stapeling van kleine, handmatige stappen die samen een fors tijdsbeslag vormen. Eén loonstrook controleren kost misschien vijf minuten, maar bij twintig medewerkers en twaalf keer per jaar loopt dat al snel op tot tientallen uren. Vermenigvuldig dat met vennootschapsbelasting, btw-aangiften en jaarrekeningen, en je begrijpt waar die 5,5 miljard euro vandaan komt.
Waarom elektronisch factureren nog geen gewoonte is
Een opvallend detail uit recent onderzoek: slechts acht procent van de ondernemers factureert daadwerkelijk elektronisch, ondanks dat dit juist bedoeld is om administratieve lasten te verlagen. De meeste bedrijven sturen nog pdf-facturen per e-mail, die vervolgens weer handmatig worden ingeboekt bij de klant. Dat is dubbel werk aan beide kanten van de transactie, en het raakt ook direct aan een ander probleem dat op deze site al eerder aan de orde kwam: één op de vier facturen wordt te laat betaald. Hoe handmatiger het proces, hoe groter de kans dat een factuur tussen wal en schip valt, gewoon omdat niemand hem op tijd heeft ingeboekt of opgevolgd.
Structurele elektronische facturatie, waarbij data direct en gestructureerd van het ene boekhoudsysteem naar het andere stroomt, zou dat knelpunt grotendeels oplossen. Maar de overstap vraagt een investering in tijd en soms in software, en juist die drempel houdt veel kleinere bedrijven tegen om de stap te zetten.
Wat het kabinet eraan wil doen
Het kabinet zet drie sporen in om de fiscale regeldruk te verminderen. Via beleidsonderzoek voert het structureel gesprekken met ondernemers, met specifieke aandacht voor de werkkostenregeling en de WBSO, de belastingkorting voor onderzoek en ontwikkeling. Daarnaast lopen er online consultaties om knelpunten in de vennootschaps- en inkomstenbelasting in kaart te brengen. In de officiële kabinetsreactie op het onderzoek staat dat de bewindspersonen de komende tijd concrete maatregelen willen uitwerken, al blijft het bij dit soort trajecten vaak afwachten hoe snel dat daadwerkelijk tot merkbare verlichting leidt.
Voor wie de exacte onderbouwing wil nalezen: het volledige kabinetsstandpunt staat op rijksoverheid.nl. Dat is ook relevant in combinatie met de bredere belastingwijzigingen die dit jaar al op ondernemers afkomen: regeldruk en tariefwijzigingen komen vaak gelijktijdig op je bordje terecht.
Zo haal je zelf nu al tijd terug
Op het beleid van Den Haag heb je als ondernemer weinig invloed, maar op je eigen processen wel. Begin bij het grootste lek: als bonnetjes nog los in een schoenendoos of een los Excel-tabblad belanden, is een koppeling tussen je boekhoudpakket en een scan-app vaak al binnen een paar weken terugbetaald in tijdwinst. Hetzelfde geldt voor verlofregistratie: een los systeem naast je salarisadministratie zorgt gegarandeerd voor dubbel werk en fouten bij de jaarafsluiting.
Kijk ook kritisch naar je facturatieproces. Stuur je nog pdf's per mail, vraag dan bij je boekhoudpakket na of elektronisch factureren mogelijk is, en begin met je grootste klanten of leveranciers. Niet alles hoeft in één keer, maar elke stap die je zet voordat het kabinet zijn eigen vereenvoudiging doorvoert, is tijd die je dit jaar al teruggeeft aan je bedrijf in plaats van aan de administratie.